1. Giriş
İşbu Gizlilik Politikası, Convord platformu ("Platform") tarafından sunulan hizmetler kapsamında kullanıcılarımızın ve ziyaretçilerimizin kişisel verilerinin nasıl toplandığını, kullanıldığını, saklandığını, paylaşıldığını ve korunduğunu açıklamaktadır. Bu politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK"), Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü ("GDPR") ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak hazırlanmıştır.
Platformumuzu kullanarak veya hizmetlerimize erişerek, işbu Gizlilik Politikası'nda belirtilen koşulları kabul etmiş sayılırsınız. Politikamızı kabul etmiyorsanız, lütfen Platformu kullanmayınız.
2. Veri Sorumlusu
Kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu sıfatını taşıyan kuruluş:
- Firma Sahibi: Fatih Öztürk
- Ticari Ad: Convord.com
- Adres: Şeyhmüftü Mahallesi, Çarıkçılar Çarşısı Sokak No:2 İç Kapı No:2, Mustafakemalpaşa/Bursa
- Telefon: +90 XXX XXX XX XX
- E-posta: kvkk@convord.com
- Web Sitesi: https://convord.com
3. Toplanan Kişisel Veriler
Platform üzerinden aşağıdaki kategorilerde kişisel veriler toplanmaktadır:
3.1. Kimlik Bilgileri
- Ad, soyad
- TC Kimlik Numarası (yalnızca e-fatura işlemleri için, işletme hesaplarında)
- Şirket unvanı ve vergi numarası
3.2. İletişim Bilgileri
- E-posta adresi
- Telefon numarası
- WhatsApp numarası
- İşyeri adresi
3.3. Hesap ve Finansal Bilgiler
- Kullanıcı adı ve şifre (şifreli olarak saklanır)
- Abonelik planı ve ödeme geçmişi
- Fatura bilgileri (vergi dairesi, vergi numarası)
- Ödeme yöntemi bilgileri (kart bilgileri doğrudan ödeme sağlayıcısında saklanır, tarafımızca tutulmaz)
3.4. Sipariş ve İşlem Bilgileri
- WhatsApp üzerinden gelen sipariş mesajları ve içerikleri
- Sipariş detayları (ürün adları, miktarlar, fiyatlar)
- Müşteri bilgileri (işletmenin kendi müşterilerine ait bilgiler)
- Ürün katalog bilgileri
- Fatura ve irsaliye verileri
3.5. Teknik ve Kullanım Bilgileri
- IP adresi
- Tarayıcı türü ve sürümü
- İşletim sistemi bilgisi
- Erişim tarihleri ve saatleri
- Sayfa görüntüleme verileri
- Çerez verileri
- Cihaz tanımlayıcıları
- Oturum süreleri
3.6. Sesli Mesaj Verileri
- WhatsApp üzerinden gönderilen sesli mesaj dosyaları
- Sesli mesajların metne dönüştürülmüş halleri
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri
Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemlerle toplanmaktadır:
- Doğrudan sizden: Kayıt formu, profil güncelleme, destek talepleri ve iletişim formları aracılığıyla
- Otomatik olarak: Platform kullanımı sırasında çerezler, sunucu günlükleri ve analiz araçları aracılığıyla
- WhatsApp Business API: İşletmenize gelen müşteri mesajları aracılığıyla (yalnızca işletme hesabınıza bağlı mesajlar)
- Üçüncü taraf hizmet sağlayıcılar: Ödeme sağlayıcıları, e-fatura entegrasyonları ve diğer bağlı hizmetler aracılığıyla
5. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Toplanan kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
5.1. Hizmet Sunumu
- Platform hesabınızın oluşturulması ve yönetilmesi
- WhatsApp mesajlarının alınması, işlenmesi ve siparişe dönüştürülmesi
- Sesli mesajların metne dönüştürülmesi ve sipariş olarak işlenmesi
- Ürün kataloğu yönetimi ve yapay zeka destekli ürün eşleştirme
- Sipariş yönetimi, stok takibi ve raporlama
- E-fatura ve e-arşiv fatura oluşturma
- QR kod ile sipariş alımı
- Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM)
5.2. Ödeme ve Abonelik İşlemleri
- Abonelik planlarının yönetimi
- Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi
- Faturalandırma ve muhasebe kayıtları
5.3. İletişim ve Destek
- Teknik destek sağlanması
- Sistem bildirimleri gönderilmesi (Telegram, e-posta)
- Hizmet değişiklikleri ve güncellemeler hakkında bilgilendirme
5.4. Güvenlik ve Yasal Yükümlülükler
- Platformun güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi
- Yasal düzenlemelere ve yükümlülüklere uyum sağlanması
- Hukuki talep ve denetim süreçlerinin yürütülmesi
- Dolandırıcılık ve yetkisiz erişimin önlenmesi
5.5. Geliştirme ve İyileştirme
- Platform performansının izlenmesi ve iyileştirilmesi
- Kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi
- Yapay zeka modellerinin eğitilmesi ve doğruluğunun artırılması (anonim hale getirilmiş verilerle)
- İstatistiksel analizler ve raporlama
6. Kişisel Verilerin Hukuki Dayanakları
Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
- Açık rıza: Pazarlama iletişimi ve çerez kullanımı için
- Sözleşmenin ifası: Hizmet sözleşmesinin kurulması ve yerine getirilmesi için
- Yasal yükümlülük: Vergi mevzuatı, ticaret hukuku ve diğer yasal düzenlemelere uyum için
- Meşru menfaat: Platform güvenliği, dolandırıcılık önleme ve hizmet geliştirme için
- Hakkın tesisi: Hukuki taleplerin ileri sürülmesi veya savunulması için
7. Kişisel Verilerin Paylaşılması
Kişisel verileriniz, aşağıdaki durumlarda ve taraflarla paylaşılabilmektedir:
7.1. Hizmet Sağlayıcılar
| Hizmet Sağlayıcı Türü | Paylaşım Amacı | Paylaşılan Veri Türleri |
|---|
| WhatsApp (Meta) | Mesajlaşma hizmetinin sağlanması | Telefon numarası, mesaj içerikleri |
| Ödeme sağlayıcıları (PayTR, Stripe, PayPal) | Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi | Fatura bilgileri, ödeme tutarları |
| E-fatura sağlayıcısı (Uyumsoft) | Resmi fatura oluşturma | Fatura bilgileri, vergi numarası |
| Sunucu altyapı sağlayıcısı | Veri barındırma | Platform üzerindeki tüm veriler (şifrelenmiş) |
| Yapay zeka hizmet sağlayıcısı | Mesaj analizi ve sipariş çıkarımı | Mesaj içerikleri (anonimleştirilmiş) |
7.2. Yasal Zorunluluk Durumları
- Mahkeme kararı veya yasal düzenleme gereği yetkili kurum ve kuruluşlara
- Vergi denetimi kapsamında ilgili kamu kurumlarına
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na (başvuru ve şikayet süreçlerinde)
7.3. Yurt Dışına Veri Aktarımı
Platform tarafından kullanılan bazı hizmet sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunabilmektedir. Bu durumda, kişisel verileriniz KVKK'nın 9. maddesi ve GDPR'ın ilgili hükümleri çerçevesinde, yeterli koruma düzeyinin sağlandığı ülkelere veya uygun güvencelerin (Standart Sözleşme Hükümleri vb.) bulunduğu durumlarda aktarılabilmektedir.
Yurt dışına veri aktarımı yapılan başlıca hizmetler:
- WhatsApp Business API (Meta Platforms, ABD – AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi kapsamında)
- Yapay zeka hizmetleri (mesaj analizi için)
- Ödeme altyapıları (Stripe – ABD, PayPal – ABD)
8. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca ve yasal yükümlülükler çerçevesinde saklanır:
| Veri Kategorisi | Saklama Süresi | Gerekçe |
|---|
| Hesap bilgileri | Hesap aktif olduğu sürece + hesap silindikten sonra 1 yıl | Hizmet sürekliliği ve yeniden etkinleştirme |
| Sipariş ve fatura verileri | 10 yıl | Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu zorunluluğu |
| WhatsApp mesajları | Hesap aktif olduğu sürece + 6 ay | Hizmet sunumu ve sipariş doğrulama |
| Sesli mesaj kayıtları | İşlendikten sonra 30 gün | Teknik doğrulama |
| Ödeme kayıtları | 10 yıl | Yasal muhasebe yükümlülüğü |
| Sunucu günlükleri (log) | 1 yıl | Güvenlik ve hata takibi |
| Çerez verileri | Çerez türüne göre 30 gün – 1 yıl | İşlevsellik ve analiz |
Saklama süresi dolan veriler, periyodik olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
9. Kişisel Veri Güvenliği
Kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak amacıyla aşağıdaki teknik ve idari tedbirler uygulanmaktadır:
9.1. Teknik Tedbirler
- 256-bit SSL/TLS şifreleme ile veri iletimi
- Veritabanı düzeyinde şifreleme (encryption at rest)
- Şifrelerin bcrypt/argon2 algoritması ile hash'lenmesi
- Güvenlik duvarı (firewall) ve saldırı tespit sistemleri
- Düzenli güvenlik güncellemeleri ve yamaları
- Erişim günlüklerinin (audit log) tutulması
- Rate limiting ve brute-force koruması
- CSRF ve XSS koruması
- Günlük otomatik yedekleme
9.2. İdari Tedbirler
- Erişim yetkilerinin minimum yetki prensibiyle sınırlandırılması
- Çalışanlar için veri güvenliği eğitimleri
- Gizlilik sözleşmeleri ve veri işleme anlaşmaları
- Düzenli güvenlik denetimleri
- Veri ihlali müdahale planı
10. Kullanıcı Hakları
KVKK'nın 11. maddesi ve GDPR kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Bilgi edinme hakkı: Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- Erişim hakkı: Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- Düzeltme hakkı: Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
- Silme hakkı: KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Kısıtlama hakkı: İşlemenin kısıtlanmasını talep etme
- Veri taşınabilirliği hakkı: Kişisel verilerinizi yapılandırılmış, yaygın olarak kullanılan ve makine tarafından okunabilir bir biçimde alma
- İtiraz hakkı: İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Zarara karşı tazminat hakkı: Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
10.1. Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?
Yukarıdaki haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerden birini tercih edebilirsiniz:
- E-posta: kvkk@convord.com adresine kimlik doğrulamalı başvuru
- Platform içi: Ayarlar > Profil bölümünden veri erişim talebi oluşturma
- Posta: Şeyhmüftü Mahallesi, Çarıkçılar Çarşısı Sokak No:2 İç Kapı No:2, Mustafakemalpaşa/Bursa adresine noter onaylı veya ıslak imzalı dilekçe gönderme
Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
11. Çerezler
Platformumuz, kullanıcı deneyimini iyileştirmek ve hizmetlerimizi sunmak amacıyla çerezler kullanmaktadır. Çerez kullanımına ilişkin detaylı bilgi için Çerez Politikası sayfamızı inceleyebilirsiniz.
12. Üçüncü Taraf Bağlantılar
Platformumuz, üçüncü taraf web sitelerine veya hizmetlere bağlantılar içerebilir. Bu üçüncü taraf sitelerin gizlilik uygulamaları üzerinde hiçbir kontrolümüz ve sorumluluğumuz bulunmamaktadır. Bu siteleri ziyaret ettiğinizde, ilgili sitenin gizlilik politikasını incelemenizi tavsiye ederiz.
13. Çocukların Gizliliği
Platformumuz, 18 yaşından küçük bireylere yönelik değildir. Bilerek 18 yaşından küçük bireylerden kişisel veri toplamayız. Eğer 18 yaşından küçük bir bireyin kişisel verilerini topladığımızı fark edersek, bu verileri derhal silmek için gerekli adımları atarız.
14. Veri İhlali Bildirimi
Kişisel verilerinizi etkileyen bir güvenlik ihlali tespit edilmesi halinde:
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na 72 saat içinde bildirimde bulunulur.
- İlgili kişilere (size) en kısa sürede bilgilendirilir.
- İhlalin etkisini azaltmak için derhal gerekli teknik ve idari önlemler alınır.
- İhlal detayları ve alınan önlemler kayıt altına alınır.
15. Politika Değişiklikleri
İşbu Gizlilik Politikası, yasal düzenlemelerdeki değişiklikler veya hizmetlerimizdeki güncellemeler doğrultusunda zaman zaman revize edilebilir. Önemli değişiklikler yapıldığında, Platform üzerinden ve/veya e-posta yoluyla bilgilendirileceksiniz. Güncellenmiş politika, Platform üzerinde yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer.
Politikadaki değişiklikleri düzenli olarak kontrol etmenizi öneririz.
16. İletişim
Gizlilik Politikası hakkında sorularınız, talepleriniz veya şikayetleriniz için:
- E-posta: kvkk@convord.com
- Telefon: +90 XXX XXX XX XX
- Adres: Şeyhmüftü Mahallesi, Çarıkçılar Çarşısı Sokak No:2 İç Kapı No:2, Mustafakemalpaşa/Bursa
- Konu: "Gizlilik Politikası Hakkında" veya "Kişisel Veri Talebi"
Ayrıca, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na başvuru hakkınız saklıdır:
Web: www.kvkk.gov.tr